TIPOS DE RECURSOS
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del
proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir
cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y
otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
Los
recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las
tareas del proyecto.
Con
Project usted puede asignar recursos a las tareas y controlar las horas de
utilización de los mismos, el costo que tendrá dicho uso, etc. El listado de
los recursos de un proyecto se almacena junto con el mismo proyecto.
La
información de los recursos dependerá del nivel de detalle con el que desee
trabajar, por lo que puede ingresar el nombre de los recursos para asignarlos a
las tareas, o puede introducir una mayor cantidad de datos acerca de éstos, por
ejemplo, los costos de utilización de los mismos, para tener un proyecto con
información más detallada.
La
asignación de recursos es una de las partes más importantes de la planificación
y administración de un proyecto. Por lo tanto, es recomendable utilizarlos
cuando desee realizar algunas de las siguientes actividades:
- Realizar un seguimiento en los costos de las tareas y del proyecto.
- Administrar el tiempo del personal y equipamiento asignado a las tareas.
- Planificar las tareas a desarrollar por un grupo de recursos, es decir indicarles cuándo deben comenzar y cuánto tiempo tienen para ejecutar esas tareas.
- Observar la carga de trabajo de los recursos, es decir, si están sobre asignados o consignador.
- Delimitar las responsabilidades en la ejecución de las tareas del proyecto, lo que le asegurará una buena descripción y comprensión del proyecto.
Project
concentra su atención en dos aspectos
de los recursos: su disponibilidad
y sus costos. La
disponibilidad determina el momento en el que un recurso específico influye
sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer, y los
costos hacen referencia al importe que será necesario pagar por ese recurso.
En
este módulo configuraremos algunos de los recursos necesarios para completar el
proyecto de remodelación_oficina.mpp.
La
posibilidad de gestión de recursos ofrecida por Project supone una de las
mayores ventajas si lo comparamos con herramientas de planificación de tareas,
como por ejemplo una simple agenda. En Project, no es necesario que configure
los recursos ni que los asigne a las tareas, pero sin esta información, podría
tener un menor control sobre quién, cuándo y qué costo suponen las personas que
trabajan para el proyecto. La configuración de la información de recurso en
Project no le ocupará mucho tiempo, y sin embargo será un tiempo bien empleado
si uno de los objetivos del proyecto es el de reducir tiempo o
costos
(y la mayoría de los proyectos complejos están regidos por un de estos factores
o incluso por los dos).
3.1 Configuración de los recursos humanos
Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de
trabajo son las personas y el equipamiento que realiza el trabajo del proyecto.
A continuación se enumeran algunos ejemplos de recursos de trabajo.
Recurso de trabajo
|
Ejemplo
|
Persona
individual identificada por
nombre
|
John
Thorson; Jan Miksovsky
|
Persona individual
identificada por
función o título de trabajo
|
Director;
Operador de cámara
|
Grupos de
personas con un objetivo
común; cuando asigna uno de estos
recursos a una tarea, no deberá
preocuparse de quién es el recurso
individual que representa, ni si el
recurso cuenta con los conocimientos
apropiados
|
Electricistas;
Carpinteros; Extras
|
Los recursos de equipamiento
no deben ser necesariamente transportables; también puede ser considerado
equipamiento un lugar o una pieza de maquinaria (por ejemplo, un estudio de
edición cinematográfica).
Todos los proyectos requieren
recursos humanos, e incluso algunos proyectos es lo único que necesitan. Aunque
Project no es un sistema completo de gestión de personal o de recursos, puede
ayudarle a tomar decisiones sobre la administración de recursos de trabajo y de
costos financieros.
Ejercicio 3.1 Agregar recursos al proyecto
1. Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
2. En
el campo Nombre del recurso,
escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genérico.
3. Si
desea designar grupos
de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte
algunas características y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo,
puede clasificar los recursos según la función del trabajo y utilizar nombres
de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categorías los
recursos según el estado del empleo.), en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba
el nombre del grupo.
4. Especifique
el tipo de recurso:
·
Para especificar que se trata de un recurso de trabajo (recurso de trabajo:
recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una
tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o días] para completar
las tareas.), en el campo Tipo,
haga clic en Trabajo.
·
Para especificar que se trata de un recurso material
(recursos materiales: materiales o suministros consumibles, como hormigón,
madera o clavos.), en el campo Tipo,
haga clic en Material. En el
campo Etiqueta de material,
especifique la etiqueta
(etiqueta de material: unidad de medida de un recurso material, por ejemplo,
toneladas, metros cúbicos o pies.) (por ejemplo,
yardas, toneladas o cajas)
del recurso.
·
Para especificar que se trata de un recurso de costo,
en el campo Tipo, haga clic en Costo.
5. En
el campo Capacidad máxima del
recurso, escriba el número total de unidades (capacidad máxima:
porcentaje máximo o número de unidades que tiene un recurso para ser programado
en cualquier tarea. El valor de capacidad máxima indica la capacidad más alta
para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es
100 por ciento..) de disponibilidad de este
recurso para este proyecto. El valor de capacidad máxima especifica la
disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo
parcial o múltiplos.
Por ejemplo,
si tiene un recurso disponible dos días por semana para el proyecto, puede
especificar como capacidad máxima el 40%.
Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades
(disponibilidad: indica cuándo y cuánto tiempo se puede programar un recurso
para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los
calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o
el nivel en el que está disponible el recurso para trabajar.) de
designación de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso
denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros
individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima de Ingenieros
como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un
momento dado sin sobreasignar
(sobreasignación: el resultado de asignar más tareas a un recurso de las que
puede realizar en el período laborable disponible.) el
recurso Ingenieros.
Puede especificar la capacidad máxima como porcentaje
(50%, 100%, 300%) o como
número decimal (0,5, 1, 3).
Notas
·
Para crear un recurso de presupuesto, seleccione el
recurso, haga clic con el botón secundario en el nombre del recurso y, a
continuación, haga clic en Información.
Active la casilla de verificación Presupuesto.
·
Puede agregar un recurso de trabajo y la información
asociada mediante la libreta de direcciones de correo electrónico de MAPI
(MAPI: el acrónimo en inglés de Interfaz de programación de aplicaciones de
mensajería [Messaging Application Programming Interface], que es la interfaz de
programación estándar sugerida y admitida por Microsoft para obtener acceso a
la mensajería electrónica.) desde Active Directory o
desde Microsoft Project Server. Haga clic en la pestaña Recurso y, en el grupo Insertar, haga clic en Agregar recursos. Haga clic en Crear equipo desde la empresa
(Project Professional únicamente), Active
Directory o Libreta de
direcciones.
3.2 Introducción a los costos del recurso
El costo o presupuesto es uno
de los lados del triángulo del proyecto.
Casi todos los proyectos
poseen algún aspecto financiero, y el costo dirige el ámbito de muchos
proyectos.
El seguimiento y gestión de la
información financiera permiten al administrador del proyecto responder a
preguntas importantes como:
¿Cuál es el costo total
esperado del proyecto, basado en la estimación de los recursos y la duración
de las tareas?
¿Se están utilizando
recursos muy costosos que podrían realizarse con recursos más económicos?
¿Cuál será el importe de un
determinado tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto?
¿Podremos
sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del proyecto?
En
muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor
parte de los costos.
Para
aprovechar las características de gestión de Project, el administrador del
proyecto debería conocer los costos asociados con cada recurso material y de
trabajo. En el caso de los recursos humanos, ésta sería una información difícil
de conseguir. En muchas organizaciones, sólo los especialistas de recursos
humanos y un administrador con gran experiencia podrían conocer los costos de
todos los recursos de trabajo de un proyecto, aunque se consideraría
confidencial esta información. Dependiendo de las prioridades
del
proyecto y de los estatutos de la organización, probablemente no sea capaz de
realizar un seguimiento de los costos del recurso. Si no tiene acceso a esta
información, su eficiencia como administrador del proyecto se verá reducida, y
los inversores de los proyectos deberían comprenderlo.
Los
factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan
a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos, tales como
trabajadores, equipamiento y materiales. En algunos casos, el éxito de un
proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los
costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.
3.3Tipo
de costo (campo de recursos)
El campo Tipo de costo muestra el tipo de costo, que se
ha seleccionado en la tabla de búsqueda Tipo de costo, que se incluye con
Microsoft Project y que se puede modificar para reflejar los tipos de costos
específicos de la organización.
Tipo de datos Enumerados
(campo enumerado: tipo de campo cuyo contenido se selecciona de una lista de
opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el modo de acumular los
costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye los valores
Comienzo, Prorrateo y Fin.) (campo enumerado
tipo de campo cuyo contenido se selecciona de una lista de opciones
predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el modo de acumular los costos de
los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye los valores Comienzo,
Prorrateo y Fin.
Tipo de entrada Especificada
(campo especificado: campo en el que se puede escribir o modificar información.
Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y especifica la
información.)
(campo especificado campo en el
que se puede escribir o modificar información. Es lo contrario a un campo
calculado, donde Project calcula y especifica la información.
Recomendaciones Agregue
el campo Tipo de costo a una página de recursos cuando desee poder indicar el
tipo de costo de un recurso seleccionado. Los tipos de costo pueden ser
elementos como costos de trabajo o materiales, costos fijos y por hora o
cualquier tipo de costo apropiado para la organización.
Ejemplo
Usted
es el administrador de recursos para el desarrollo de una solución de servicio
al cliente basada en web y desea realizar el seguimiento de los detalles de
costos de recursos. Agrega el campo Tipo de costo al Centro de recursos para
asegurarse de que todos los líderes del equipo especifiquen el tipo de costo
para los recursos del proyecto.
Planificación
de Proyectos con MS PROJECT
Guía de Trabajos Prácticos Nº 3: Configuración de los recursos
Objetivos:
-
Configuración
de los recursos humanos, de equipamiento y materiales
-
Organización
de los recursos en grupos
Ejercicio
1:
a)
Abrir
el archivo remodelación_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project
b) Visualice
la Vista Hoja de recurso e ingrese los
recursos tal como se especifica a continuación:
a) Observe
que los tres primeros recursos corresponden a recursos de trabajo con tasa
estándar, es decir, el costo estará en función del esfuerzo de trabajo
(cantidad de horas y del valor del trabajo especificado). Para el ayudante se
especifica también costo de hs extras que será el valor utilizado cuando el
recurso se excede de la carga horaria diaria prevista en el calendario del
recurso.
b) Para
el recurso de la fila 4 (Carpintero) se especifica un costo por uso, esto
quiere decir que, no importa cuanto tiempo demande su tarea cobrará esta cifra.
c) Para
los recursos materiales de las filas 15 y 16, se especifica una unidad de
medida y el costo de la unidad. Ej. 14$ el litro de pintura.
d) Cambie
el formato de la capacidad máxima para que se especifique en unidades decimales
y no en porcentaje.
e) Modificar
el tipo de acumulación de costos del recurso 16 “Alfombras” a “Fin”.
f) Modifique
los nombres de recursos que hacen alusión a cargos: “Jefe de oficina” y “Jefe
de Operaciones” por los nombres “Alejandro Pizarro” y “Carlos Fortier”,
respectivamente. Qué efectos produce esta modificación en cuanto a la
identificación de los recursos?
g)Se
ha decidido alquilar el servidor: modifique el costo a 300$ por mes, monto que
deberá abonarse a principio de mes, por
lo que se requiere una acumulación al inicio.
h) Una
forma de ingresar o modificar datos de los recursos es a través del cuadro de
diálogo “Información del Recurso” que se encuentra en la barra de herramientas
hoja de recursos, siempre que la vista sea de Recursos. Seleccione el recurso
“Técnico Informático”, oprima el botón Información del Recurso. En el cuadro de
diálogo que aparece, seleccione la pestaña “Costo” y agregue un costo de horas
extras de 40$ la hora.
a) Agregue
una nota al recurso servidor, en la cual se indiquen sus especificaciones
técnicas relevantes: “Servidor marca HEWLETT PACKARD, modelo LX-PRO, incluye
soporte ante fallas mediante un esquema RAID 5”.
b) Modifique
el símbolo predeterminado de los costos, de pesos a pesetas (ptas) ó a euros
(€).
c)Visualizar
los datos de la Hoja de Recursos por Grupos de recursos.
d)En la vista Hoja de Recursos, insertar una nueva columna para especificar el dato de nombre del proyecto.
Filtros:
y seleccione “Recursos Materiales” para visualizar únicamente estos recursos.
Asignación de recursos - cargas
·
¿Qué tan crítico es el
tiempo en esta tarea?
·
¿El flujo del proyecto
depende de la terminación de esta tarea?
·
¿Qué habilidades son
necesarias para completar esta tarea?
·
¿Si se aplican más recursos
la tarea se puede terminar en menos tiempo, de mejor forma, más segura o más
barata?
·
¿Puede hacerse esta tarea
más lenta, postergarse o hacerse en etapas sin un efecto adverso?
El Project asume que
las tareas son impulsadas por el esfuerzo (se asume que si se le asignan más recursos
a las tareas, se terminan más pronto). Algunas tareas no responden a la adición
de recursos, estas se denominan Tareas de duración fija (crecimiento del
pasto).
seleccionar FORMAT > DETAILS > RESOURCES AND PREDECESSORS
Asegurarse
que la opción cálculo automático esté activada:
Tools > Options >
Calculate Automatic}
Se pueden asignar recursos a cada una de las tareas (no necesariamente el
100%, puede ser el 50%), seleccionándola y con botón derecho llamar a Task
information > Resources:
En este menú se pueden varias combinaciones de asignación de recursos.
Cuando no se tienen suficientes recurso para el proyecto, se pueden hacer
varias cosas:
·
Obtener más recursos
·
Reducir el alcance del proyecto
·
Trabajar más tiempo con los recursos disponibles.
Otras medidas son:
Si no hay suficiente de …
|
Intentar esto….
|
Gente
|
Postergar
las tareas
Solicitar
más tiempo para el proyecto
Balancear
las habilidades con las tareas
Dividir
las tareas en actividades simples y proporcionar ayuda
Agregar
personal de tiempo parcial o a tiempo
completo
Utilizar
contratistas
Comprar
en vez de hacer
Limitar
el alcance del proyecto
|
Tiempo
|
Asignar
más recursos
Trabajar
tiempo extra
Revisar
secuencia del flujo de trabajo
Usar
servicios externos
Comprar
más que hacer
Limitar
alcance del proyecto
Apoyarse
en asistentes junior
|
Materiales
|
Revisar
la secuencia del flujo de trabajo para reprogramar tareas paralelas
Utilizar
proveedores alternos
Reconsiderar
hacer o comprar
Solicitar
una extensión de tiempo
|
Instalaciones
|
Revisar
la secuencia del flujo de trabajo para reprogramar tareas paralelas
Trabajar
turnos adicionales
|
Falta
general de recursos
|
Revisar
la definición del proyecto y seleccionar una estrategia más realista
|
jj Si se establece en la opción de Fecha inicial del proyecto:
Project > Project
information > Schedule from >
Project start date
Project intenta iniciar las tareas lo más pronto posible, dependiendo de
la duración de cada tarea y las dependencias de sus predecesoras. Se agregan
las duraciones de las tareas en la ruta crítica para estimar la duración total
del proyecto.
Cuando se establece la opción de Fecha final del proyecto:
Project > Project
information > Schedule from >
Project finish date
Las tareas en la ruta crítica se inician tan tarde como sea posible. Se
agrega la duración de cada tarea predecesora, desde la fecha final del
proyecto, en reversa hasta la primera tarea, de modo de determinar cuándo
iniciar la primera tarea.
Si no se asignan recurso a la tarea, se programa para tener la máxima
duración posible, en el momento que se le asignan recursos, se ajusta su
duración.
La ruta crítica
Se puede visualizar en:
View > Network Diagram Critical tasks
View > More views > Detail Gantt
Las barras rojas representan la ruta crítica y las barras azules las
actividades con holgura (que aparece como líneas delante de la tarea o actividad),
esto para efectos de toma de decisiones en el proyecto.
Encontrar sobre asignación de recursos.
Se pueden observar en la vista de Resources
Sheet View, Resources USage View o Resources Allocation View, aparecen con un
signo de precaución.
Asignar un grupo de varios recursos de trabajo
1.-En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2.En el menú Ver, haga clic entabla y seleccione Entrada.
3.-En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la
que desee asignar un recurso
4.Haga clic en Asignar recursos En el campo Nombre, haga
clic en el nombre del recurso que desee asignar
5.En el campo Unidades, escriba un porcentaje mayor de
100.
Nota:
Esta cantidad debe representar el nivel de esfuerzo que
este grupo de trabajo dedicará al trabajo. Por ejemplo, si el recurso es
Operadores, éstos son tres y desea asignarlos a tiempo completo, escriba 300%
1.En el menú Ver , haga clic en Diagrama de Gantt.
2.-En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.
3.- En el campo Nombre de tarea , seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso
4.-Haga clic en Asignar recursos En el campo Nombre , haga clic en el nombre del recurso que desee asignar
5.En el campo Unidades, escriba un valor decimal que indique la cantidad de material quese va a utilizar para esta asignación y, a continuación, especifique la etiqueta dematerial.
Nota:
Por ejemplo, si va a utilizar 20 metros de madera, escriba 20.
6.Si la cantidad de material utilizado depende de la duración de la tarea, especifique la tasade uso agregando una barra oblicua (/) y un código de duración o una abreviatura.
Nota:
Por ejemplo, si se van a utilizar 20 metros de madera por semana, escriba20/semana o 20/s.
Sugerencia:
Si desea asignar recursos una vez que finalizan otros
trabajos de la programación, puede mantener el cuadro de diálogo Asignar
recursos mientras trabaja con el Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft
Project.
Eliminar un recurso
En ocasiones durante la programación del proyecto se
decidirá eliminar la asignación de un recurso a una tarea o eliminar unrecurso
de la lista de recursos.
Eliminar la asignación de un recurso a una tarea
1.-En el menú Ver, haga clic enDiagrama de Gantt.
2.-En el menú Ver, haga clic en Tabla y seleccione Entrada.
3.-En el campo Nombre de tarea , seleccione la tarea a la
que desee eliminar la asignaciónde un recurso.
4.-Seleccione el campo Nombre de los recursos.
5.-En la barra de edición seleccione el recurso de la tarea
que quiere modificar y pulse latecla Suprimir para eliminar su asignación
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d - �K J ly:"Times New Roman";
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EN-US;mso-bidi-language:AR-SA'>5.-En la barra de edición seleccione el recurso
de la tarea que quiere modificar y pulse latecla Suprimir para eliminar su
asignación
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